Der GEMBA WALK - Standardisierte Verbesserung am Ort des Geschehens

Was ist der richtige Weg, um einen Gemba-Walk durchzuführen?

Übung macht den Meister - so lautet ein altes Sprichwort. Und auch wenn es stimmt, dass man durch die ständige Wiederholung einer Aufgabe besser wird, gibt es doch eine Grenze. Um neue Ebenen zu erreichen, mmusst du ein Element der Veränderung einführen.

Veränderungen sind ein grundlegender Bestandteil des Lean Managements, DIE Methodik, die auf der Idee der kontinuierlichen Verbesserung beruht. Das Ziel besteht darin, schrittweise Änderungen vorzunehmen, die darauf abzielen, Verschwendung zu beseitigen und Mehrwert zu schaffen. Perfektion ist nichts, was man anstreben sollte, weil es zu endgültig ist. Stattdessen ist es besser, die Verbesserung als etwas zu sehen, das sich ständig weiterentwickelt.

Der Gemba Walk ist Teil des Lean Management und eine Form der kontinuierlichen Verbesserung. Es handelt sich dabei um einen Prozess, der Managern, Führungskräften helfen soll, Arbeitsabläufe zu bewerten und Möglichkeiten für Veränderungen zu erkunden.

Was bedeutet Gemba?

Gemba (auch Genba genannt) ist ein japanischer Begriff, der "der eigentliche Ort" bedeutet. Japanische Fernsehreporter bezeichnen sich selbst manchmal als Berichterstatter "von der Gemba".

Im Geschäftsleben bezieht sich der Begriff auf den Ort, an dem Werte geschaffen werden. Für einen Nachrichtensprecher wäre das das Studio, für einen Schauspieler die Bühne und für ein produzierendes Unternehmen die Produktion.

Was ist ein Gemba-Walk?

Der Gemba Walk hilft Führungskräften und Mitarbeitern, die Routine zu durchbrechen und neue Wege für Verbesserungen zu erkunden. Er hilft den Führungskräften, ihr Team und dessen Arbeit besser kennenzulernen, was wiederum Silos aufbricht und ein Gefühl von gegenseitigem Respekt und Vertrauen schafft.

Der Toyota-Vorsitzende Fujio Cho sagte bekanntlich, dass der Gemba Walk aus drei Elementen bestehen sollte:

Sehen
Fragen warum
Respekt zeigen

Im Folgenden wird erläutert, was jedes dieser Elemente bedeutet.

Sehen gehen

Dieser Aufruf zum Handeln ermutigt Führungskräfte, ihre übliche Routine zu verlassen und zu sehen, was auf dem Gemba passiert. Wenn du also Elon Musk wärst, würdest du die Tesla-Fabrik besuchen, um zu sehen, was dort vor sich geht, mit den Mitarbeitern in der Werkstatt sprechen und nach Dingen suchen, die verbessert werden könnten. Diese Aktivität ist nicht auf Gründer und CEOs beschränkt - Manager aller Ebenen können, nein sollten dies tun.

Frage nach dem Warum

Das Ziel ist es, verschwenderische Aktivitäten zu identifizieren und zu eliminieren, um den Wert zu steigern. Dies geschieht am besten, indem du deinem Team zuhörst und verschiedene Problemlösungstechniken, wie z. B. eine Fehlerbaumanalyse, anwendest, um die Grundursache von Problemen im Prozess zu ermitteln. Wie die Frage nach dem Warum schon sagt, ist es die Aufgabe der Führungskraft, zu fragen und zuzuhören, anstatt zu reden.

Respekt zeigen

Wenn wir uns einen Chef vorstellen, der im Büro herumläuft, denken einige von uns vielleicht an einen Mann im Anzug, der ein Golfgespräch führt oder den Leuten sagt, dass sie "zurück an die Arbeit" gehen sollen, bevor er in seinem Büro verschwindet. Das ist das Gegenteil von dem, was ein Gemba Walk sein sollte. Es ist die Aufgabe des Managers, sein Team zu unterstützen, Schwachstellen im Prozess ausfindig zu machen (anstatt den Leuten die Schuld zu geben) und gemeinsam an einer Lösung zu arbeiten.

Wie man einen Gemba Walk

in 10 einfachen Schritten durchführt

Vorbereitung ist der Schlüssel. Wenn du schon eine Weile im Unternehmen bist, solltest du vor Beginn einige Ziele festlegen. Wenn du neu im Unternehmen bist, kannst du von einem eher unstrukturierten Ansatz profitieren. Unabhängig davon, welchen Weg du einschlägst, solltest du zehn grundlegende Schritte befolgen.

Wähle dein Thema

Du kannst allgemein oder spezifisch vorgehen, aber ein Thema wird dir helfen, deine Fragen zu fokussieren.

Einige Beispiele sind Sicherheit, Verschwendung, Produktivität usw. Wenn du dein Projekte und Prozesse mit Hilfe einer Projektmanagement-Software verfolgst, solltest du in der Lage sein, bestimmte Bereiche zu ermitteln, in denen es Probleme gibt, z. B.

Engpässe oder Verzögerungen. Diese Informationen kannst du dann bei der Wahl deines Themas berücksichtigen.

Bereite eine Checkliste mit Fragen vor

Sie wird dir helfen, in Gesprächen mit deinen Te

ammitgliedern nützliche Informationen herauszufinden. Versuche folgendes zu fragen:

Woran arbeiten Sie im Moment?
Befolgen Sie einen Prozess?
Gibt es irgendwelche Probleme mit dem Prozess?
Warum glauben Sie, dass es ein Problem gibt?
Wie können wir Ihrer Meinung nach das Problem lösen?
Was ist Ihrer Meinung nach die Hauptursache des Problems?
An wen wenden Sie sich, wenn es ein Problem gibt?

Finde zusätzliche Standpunkte

Andere, die sich in deine Lage versetzen, könnten Fragen stellen, auf die du selbst nie gekommen wärst. Neue Perspektiven könnten ein anderes Licht auf die Arbeit werfen und möglicherweise neue Möglichkeiten für Veränderungen aufzeigen. Wähle strategisch andere Teammitglieder aus, die sich dir anschließen, je nach Ihrem Gesamtthema oder Ihren Zielen.

Ein Manager aus einer anderen Abteilung könnte wertvolle Einblicke bieten, da er mit den Prozessen weniger vertraut ist. Wenn dein Team mit Software, Produkten oder Geräten arbeitet, könnte es sinnvoll sein, einen Anbieter einzubeziehen, der Tipps zu bewährten Verfahren geben oder auf Fehler hinweisen kann. Möglicherweise können sie dein Feedback auch nutzen, um ihr Produkt oder ihre Dienstleistung so zu verbessern, dass sie besser auf deine Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Diejenigen, die das Produkt anpreisen, müssen über die Arbeit und die Prozesse hinter der Herstellung Bescheid wissen, daher kann es von Vorteil sein, einen Vertriebsmitarbeiter einzubeziehen. Sie können auch wertvolles Kundenfeedback geben, das dir und deinem Team helfen kann, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.

Bereite dein Team vor

Teile dem Team mit, was passieren wird, was alles dazugehört und warum du es tust. Du könntest sogar in Erwägung ziehen, die Fragen der Checkliste im Voraus zu verteilen, damit das Team Zeit hat, seine Antworten vorzubereiten. Wenn du die Fragen per E-Mail weitergibst, können auch diejenigen, die den Gemba Walk verpasst haben, ihre Gedanken einbringen.

Konzentriere dich auf Prozesse (nicht auf Menschen)

Manager müssen Leistungsbewertungen von Prozessbewertungen trennen. Wenn sie anfangen, den Mitarbeitern persönliches Feedback zu geben, wird Ihr Fokus verwässert, und die Mitarbeiter werden möglicherweise defensiv, wenn sie offen und ehrlich sein sollen.

Gehe dorthin, wo die Arbeit getan wird

Versetze dich in den Mittelpunkt des Geschehens und folge dem Wertstrom. Deine physische Anwesenheit wird dir helfen, überflüssige Aktivitäten und Möglichkeiten in verschiedenen Bereichen des Unternehmens zu erkennen, die du sonst vielleicht übersehen würdest.

Halte deine Beobachtungen fest

Du solltest dich darauf konzentrieren, zuzuhören, anstatt zu reden. Notiere daher deine Beobachtungen (oder nimm Interviews mit deinem Telefon auf), aber gib in dieser Phase noch kein Feedback - auch wenn es noch so sehr verlockend erscheint. Du würdest ja auch kein Gericht kritisieren, bevor der Chefkoch es zubereitet hat. Genauso solltest du deine Schlussfolgerung erst dann abgeben, wenn du alle Informationen hast.

Analysiere deine Daten

Bevor du dem gesamten Team Feedback gibst, müssen alle Informationen so aufbereitet sein, dass sie eine kontinuierliche Verbesserung erreichen können - etwas, das als Gemba-Kaizen-Zirkel bekannt ist (Kaizen ist eine andere Bezeichnung für "kontinuierliche Verbesserung"). Hier können Problemlösungstechniken hilfreich sein - insbesondere die Ursachenanalyse oder die A3-Problemlösungstechnik.

Du könntest auch ein zweites Treffen zwischen dir und verschiedenen Teilnehmern abhalten, um deine Ergebnisse aus möglichst vielen verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten.

Schließe den Kreis mit einem Follow-up

Im Interesse der Transparenz und des Vertrauens musst Du deine Ergebnisse mit deinem Team und den Befragten teilen - selbst wenn die Ergebnisse nicht überzeugend oder schlüssig sind. Dies ist ein Zeichen des Respekts gegenüber den Personen, die du beobachtet/befragt hast, und erhöht die Bereitschaft zur Teilnahme an weiteren Gemba-Rundgängen.

Umsetzen und messen

Wenn du Änderungen vornehmen willst, erläutere dem Team die Gründe dafür, teile ihm die nächsten Schritte mit und beginne dann, den Zeitplan deines Teams zu organisieren, damit es die Änderungen schnell und effizient umsetzen kann.

Wie bei allen Dingen, die mit Lean Management und kontinuierlicher Verbesserung zu tun haben, ist es wichtig, dass du die Fortschritte misst. Wie willst du sonst wissen, ob die Änderungen erfolgreich waren?

Investiere ruhig in ein z.B. cloudbasiertes Projektmanagement-Tool mit Kanban-Workflows, gezielten Benachrichtigungen und Tools zur Aufgabenverfolgung, mit denen du (und dein Team) den Fortschritt messen könnt. Auf diese Weise kannst du den Wert des Gemba Walk nachweisen - und es wird einfacher sein, dein Team auf Kurs zu halten, egal wie viele Verbesserungen du vornimmst.

Aber bei allen Tools, die den Alltag des Optimierers unterstützen können, letztendlich ist Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten die Basis jedweder positiven Unternehmensentwicklung & somit auch das einbinden des Shopfloors für den Gemba Walk.

Und wenn Du nun ein wenig neugierig bist, was noch so alles zum Lean Management, dann schau hier mal hin. Wir haben eine aussergewöhnliche Ausbildung im Team Lean Management konzipiert, die nicht nur extrem wertvoll für dich und dein Unternehmen ist, sondern auch noch sehr kostenschonend

Ich freue mich, wenn wir ins persönliche Gespräch kommen.

Euer Dirk

ÜBER DEN AUTOR

Dr. Dirk Sistenich

Dirk ist wohl DER EXPERTE für die Verzahnung von Menschen und Prozessen im Mittelstand im deutschsprachigen Raum.

Er hat bereits zahlreiche Projekte im Mittelstand aufgebaut in denen er sein Wissen & Können unter Beweis gestellt hat und die Mitarbeiter unserer Kunden zu wahren internen Optimierern begleitet und gepusht hat.

In diesem Blog teilt er seine Insides aus über 25 Jahre Erfahrung in der Unternehmens-, Personal- und Prozessentwicklung.