Wie die 3-Punkte-Kalkulation Deine Projektplanung und Ressourcenzuweisung verbessern kann

Genaue Kostenvoranschläge/-kalkulationen sind das Rückgrat des Erfolgs im Bereich des Projektmanagements. Herkömmliche Methoden der Kostenschätzung sind oft unzureichend und führen zu unvorhergesehenen Kosten - der schlimmste Alptraum eines Projektmanagers. Hier kommt die 3-Punkt-Kalkulation ins Spiel.

Wie bei einer Reifenpanne auf einer Autofahrt kann man nicht jedes Risiko in einem Projekt vorhersehen. Die 3-Punkte-Kalkulation ist dein Ersatzreifen; sie bietet zusätzlichen Schutz, indem sie eine Reihe von Schätzungen anbietet, anstatt sich auf eine einzige Zahl zu verlassen.

In diesem Artikel werden wir die Vorteile der 3-Punkte-Kalkulation erkunden und dir zeigen, wie du sie effektiv berechnen und einsetzen kannst. Also anschnallen und los geht's!

Was ist eine 3-Punkt-Kalkulation?

• Die optimistischste Schätzung
• Die pessimistischste Schätzung
• Die wahrscheinlichste Schätzung

Bei der optimistischen Schätzung wird davon ausgegangen, dass alles nach Plan verläuft. Bei der pessimistischen Schätzung werden Risiken berücksichtigt, die das Projekt verzögern könnten. Die wahrscheinlichste Schätzung liegt irgendwo zwischen der optimistischen und der pessimistischen Option und basiert auf dem besten Urteil des Schätzers.

Vorteile der 3-Punkt-Schätzung

Verbesserte Planung und Genauigkeit.

Durch die Verwendung mehrerer Schätzungen erhalten die Projektmanager ein genaues Bild der möglichen Ergebnisse und können so Budgets und Ressourcen besser verwalten.

Bessere Entscheidungsfindung:

Durch die Berücksichtigung von Best- und Worst-Case-Szenarien können Manager Risiken und Chancen visualisieren, was zu fundierten Entscheidungen führt.

Besseres Erwartungsmanagement:

Stakeholder mögen keine Budgetüberraschungen. Mit der 3-Punkt-Kalkulation werden verschiedene Szenarien dargestellt, die dich auf die besten und schlechtesten Ergebnisse vorbereiten.

Analyse historischer Daten:

Durch die Verwendung historischer Daten zur Verfeinerung der optimistischen, pessimistischen und wahrscheinlichsten Schätzungen können die Projektmanager ihre Schätzungen verbessern. Dies führt zu einer höheren Genauigkeit und Effizienz im Projektmanagement über Monate und Jahre hinweg.

Verstehe die Formel

Verwende die folgende Formel, um die erwartete Dauer einer Aufgabe oder eines Projekts zu berechnen.

Voraussichtliche Dauer = (optimistische Schätzung + 4 x wahrscheinlichste Schätzung + pessimistische Schätzung) / 6

Die wahrscheinlichste Schätzung hat das größte Gewicht (4/6), während die optimistische und die pessimistische Schätzung jeweils 1/6 beitragen.

Darüber hinaus gibt es weitere 3-Punkte-Schätzformeln, um die Dauer, die Kosten oder den Aufwand einer Aufgabe oder eines Projekts zu schätzen.

Die Dreiecksverteilung ist eine weitere Standardformel, die von möglichen Ergebnissen ausgeht. Diese Formel nimmt die optimistische, pessimistische und wahrscheinlichste Dauer und berechnet die erwartete Dauer mit Hilfe der folgenden Formel:

(optimistisch + pessimistisch + höchstwahrscheinlich) / 3

Die Beta-Verteilung ist eine komplexere 3-Punkte-Schätzformel, die häufig in der Projektrisikoanalyse verwendet wird. Bei diesem Ansatz wird davon ausgegangen, dass die möglichen Ergebnisse einer Beta-Verteilung folgen, die anhand der optimistischen, pessimistischen und wahrscheinlichsten Dauer definiert wird.

Die Formel für die erwartete Dauer lautet wie folgt:
(optimistisch + 4 x höchstwahrscheinlich + pessimistisch) / 6

Jeder Ansatz hat seine Stärken und Schwächen, und Projektmanager sollten die für ihr Projekt am besten geeignete Option wählen.

Der Unterschied zwischen der 3-Punkt-Schätzung und der Dreiecksverteilung
Die 3-Punkt-Schätzung und die Dreiecksverteilung sind Methoden zur Schätzung von Projektlaufzeiten, die sich jedoch in wesentlichen Punkten unterscheiden.

Bei der 3-Punkte-Schätzung werden drei Schätzungen verwendet, um die voraussichtliche Dauer eines Projekts zu berechnen, wobei die wahrscheinlichste Schätzung das größte Gewicht hat. Es handelt sich um einen statistischen Ansatz, bei dem für jede Schätzung ein bestimmter Wahrscheinlichkeitsgrad angenommen wird.

Die Dreiecksverteilung ist eine Wahrscheinlichkeitsverteilung, bei der davon ausgegangen wird, dass die Schätzungen gleichmäßig um die wahrscheinlichste Schätzung verteilt sind. In diesem Fall sind die optimistischen und pessimistischen Schätzungen gleich weit von der wahrscheinlichsten Schätzung entfernt, und die resultierende Verteilung hat die Form eines Dreiecks.

Die 3-Punkte-Schätzung lässt einen größeren Bereich möglicher Ergebnisse zu, während die Dreiecksverteilung davon ausgeht, dass die Ergebnisse gleichmäßiger um die wahrscheinlichste Schätzung herum verteilt sind. Sie ist nützlich, wenn nur wenige Informationen über die möglichen Ergebnisse eines Projekts verfügbar sind.

Was ist PERT, und wie verhält es sich zur 3-Punkt-Schätzung?

Die PERT-Schätzungen basieren auf denselben drei Schätzungen, die auch bei der 3-Punkt-Schätzung verwendet werden: optimistisch, pessimistisch und sehr wahrscheinlich. PERT fügt jedoch einen zusätzlichen Schritt hinzu, indem es die Variabilität der Schätzungen berücksichtigt und sie entsprechend gewichtet.

Hier ist die Formel für PERT-Schätzungen:

PERT-Schätzung = (optimistische Schätzung + 4 x wahrscheinlichste Schätzung + pessimistische Schätzung) / 6

Diese Formel ist identisch mit der Formel, die bei der 3-Punkt-Schätzung verwendet wird. PERT wendet dann jedoch einen statistischen Ansatz an, um die wahrscheinlichste Schätzung unter Berücksichtigung der Variabilität der Schätzungen zu gewichten. Dadurch wird die 3-Punkte-Schätzung zu einer Glockenkurve, die dazu beiträgt, die Ungewissheit und das Risiko eines Projekts zu berücksichtigen, und eine genauere Schätzung der voraussichtlichen Dauer ermöglicht.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass PERT und die 3-Punkte-Schätzung Techniken sind, die die Genauigkeit von Projektschätzungen verbessern können. Durch die Kombination der beiden Ansätze können Projektmanager den Zeitplan und die Risiken eines Projekts besser verstehen.

PERT vs. Dreiecksverteilung

Die Hauptunterschiede zwischen den beiden Verteilungen sind wie folgt

Form: Bei der Dreiecksverteilung wird davon ausgegangen, dass alle Werte innerhalb des geschätzten Bereichs mit gleicher Wahrscheinlichkeit eintreten. Sie hat eine dreieckige Form mit einer Spitze bei der wahrscheinlichsten Schätzung. Bei der PERT-Verteilung wird davon ausgegangen, dass Werte, die näher an der wahrscheinlichsten Schätzung liegen, mit größerer Wahrscheinlichkeit auftreten als Werte, die weiter entfernt liegen. Sie hat eine eher glockenförmige Kurve mit einer höheren Spitze bei der wahrscheinlichsten Schätzung.

Streuung: Die Dreiecksverteilung hat eine breitere Streuung der Werte als die PERT-Verteilung. Das bedeutet, dass der Bereich der Werte, die auftreten könnten, bei der Dreiecksverteilung größer ist. Die PERT-Verteilung hat einen engeren Wertebereich.

Verwendung: Verwende die Dreiecksverteilung, wenn es nur wenige historische Daten gibt oder der Wertebereich auf einem Expertenurteil oder einer Vermutung beruht. Verwenden Sie die PERT-Verteilung, wenn mehr historische Daten und eine größere Gewissheit über den Wertebereich vorhanden sind.

Berechnung: Berechne den Mittelwert der Dreiecksverteilung, indem du die drei Punkte der Schätzung (optimistisch, höchstwahrscheinlich und pessimistisch) addierst und durch drei dividierst.

Der Mittelwert der PERT-Verteilung wird wie folgt berechnet: (optimistisch + 4*wahrscheinlich + pessimistisch)/6.

Die Wahl zwischen Dreiecks- und PERT-Verteilung hängt von den verfügbaren historischen Daten, der Gewissheit über die Schätzungen und den persönlichen Vorlieben ab.

3-Punkt-Schätzung in der Praxis

Betrachten wir ein Beispiel für ein Softwareentwicklungsprojekt, bei dem eine neue E-Commerce-Website erstellt wird.

Um die Projektdauer zu schätzen, könnte der Projektleiter eine 3-Punkte-Schätzung verwenden.

Zunächst würde der Projektleiter das Projekt mithilfe eines Projektstrukturplans (PSP) in kleinere Aufgaben unterteilen. Nehmen wir als Beispiel die Entwicklung einer Website und gehen wir davon aus, dass der Projektstrukturplan Folgendes umfasst: Entwurf des Website-Layouts, Entwicklung der Backend-Funktionalität, Testen der Leistung und Bereitstellung der Website für die Produktion.

Als Nächstes würde der Projektmanager eine 3-Punkte-Schätzung verwenden, um die Dauer der einzelnen Aufgaben abzuschätzen. Bei der Entwicklung der Backend-Funktionalität könnte der Projektleiter beispielsweise folgende Schätzung vornehmen:

• Optimistische Schätzung: 6 Wochen
• Wahrscheinlichste Schätzung: 8 Wochen
• Pessimistische Schätzung: 12 Wochen

Anhand dieser drei Schätzungen kann der Projektleiter die voraussichtliche Dauer der Aufgabe mithilfe der PERT-Analyse berechnen. Dazu wird die Summe aus der optimistischen (O), der pessimistischen (P) und der vierfachen höchstwahrscheinlichen (M) Schätzung gebildet und durch sechs dividiert:

Erwartete Dauer (TE) = (O + 4M + P) / 6

TE = (6 + 4*8 + 12) / 6

TE = 9,33 Wochen

Sobald der Projektleiter die Dauer jeder Aufgabe mithilfe der 3-Punkte-Schätzung geschätzt hat, kann er ein PERT-Diagramm erstellen, das die Abfolge der Aufgaben und ihre geschätzte Dauer visualisiert. Anhand des PERT-Diagramms kann der Projektleiter den kritischen Pfad - die längste Abfolge wesentlicher Aufgaben - sowie Engpässe und Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben ermitteln, was wiederum Aufschluss über den Zeitplan und die Ressourcenzuweisung gibt.

Herausforderungen bei der Schätzung und wie man sie überwindet

Die 3-Punkte-Schätzung kann zwar ein leistungsfähiges Instrument für Projektmanager sein, doch gibt es auch einige Herausforderungen. Im Folgenden finden Sie einige häufige Hindernisse und Strategien zu deren Überwindung.

Übermäßiger Optimismus: Projektmanager können bei der Schätzung der Dauer einer Aufgabe übermäßig optimistisch sein, was die endgültige Schätzung verfälschen und zu Terminüberschreitungen führen kann. Um dies zu vermeiden, sollten Sie historische Daten und das Urteil von Experten nutzen, um realistische Schätzungen zu erstellen.

Ungenaue Annahmen: Die 3-Punkte-Schätzung beruht auf genauen Annahmen über die möglichen Ergebnisse eines Projekts. Wenn die Annahmen falsch sind, ist die Schätzung ungenau. Sammeln Sie daher so viele Daten wie möglich, bevor Sie Schätzungen vornehmen, und aktualisieren Sie die Zahlen laufend, wenn neue Informationen verfügbar werden.

Inkonsistente Schätzungen: Verschiedene Projektmanager oder Teammitglieder verwenden möglicherweise unterschiedliche Kriterien, um die optimistische, pessimistische und wahrscheinlichste Dauer einer Aufgabe zu schätzen, was zu inkonsistenten Schätzungen in allen Bereichen führt. Stellen Sie sicher, dass Sie klare Richtlinien für Schätzungen aufstellen.

Begrenzte Datenverfügbarkeit: In manchen Fällen stehen den Projektmanagern nur begrenzte Daten für ihre Schätzungen zur Verfügung, so dass es schwierig ist, die Dauer einer Aufgabe oder eines Projekts genau zu schätzen. Verfeinern Sie stattdessen Ihre Schätzungen anhand von Expertenurteilen, Branchen-Benchmarks und analogen Schätzungen (d. h. Daten aus ähnlichen Projekten).

Ändern des Projektumfangs: Im Laufe des Projekts kann sich der Umfang ändern, was sich auf die geschätzte Dauer der Aufgaben auswirkt. Sie sollten Ihre Schätzungen regelmäßig überprüfen und aktualisieren, wenn sich das Projekt weiterentwickelt, und den Beteiligten und Teammitgliedern alle Änderungen so schnell wie möglich mitteilen.

Projektmanagement-Tools erleichtern die 3-Punkt-Schätzung

Projektmanagement-Software kann bei der Verwendung von 3-Punkt-Schätzungen von Vorteil sein. Diese Tools bieten Projektmanagern einen strukturierten Ansatz für die Planung, Verfolgung und Verwaltung sowie wertvolle Einblicke in den Fortschritt der einzelnen Aufgaben und des gesamten Projekts.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Projektmanagement-Tools helfen:

WBS-Diagramme: Projektmanagement-Tools verfügen häufig über eine Gliederungsfunktion, mit der sich das Projekt leicht in überschaubare Aufgaben gliedern lässt. So lässt sich die Dauer der einzelnen Aufgaben besser abschätzen.

PERT-Diagramme: PERT-Diagramme sind eine visuelle Darstellung des Projektplans, die die Reihenfolge der Aufgaben und ihre geschätzte Dauer zeigt. Viele Projektmanagement-Tools verfügen über integrierte PERT-Diagramm-Funktionen, mit denen Sie PERT-Diagramme mit einem Mausklick erstellen und aktualisieren können.

Kollaboration: Viele Tools bieten Funktionen für die Zusammenarbeit, die es den Teammitgliedern ermöglichen, effektiver zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Dies kann besonders bei der Verwendung von 3-Punkt-Schätzungen praktisch sein, da die Teammitglieder ihre Schätzungen austauschen und Szenarien in Echtzeit diskutieren können.

Analytik: Projektmanagement-Tools bieten häufig Analyse- und Berichtsfunktionen, mit denen Projektmanager den Fortschritt verfolgen, potenzielle Engpässe erkennen und datengestützte Entscheidungen treffen können. PMs können Analysen nutzen, um ihre Schätzungen mit den tatsächlichen Projektdaten zu vergleichen und ihre Schätzungsprozesse im Laufe der Zeit zu verfeinern.

Aber bei allen Tools, die den Alltag des Projektmanagers unterstützen können, letztendlich ist Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten die Basis jedweder positiven Unternehmensentwicklung & somit auch das Projektmanagement.

Und wenn Du/Sie jetzt neugierig seid, wie eine solche Unterstützung im Projektmanagement aussehen kann, und das auch noch richtig kostenschonend, dann freue ich mich, wenn wir ins persönliche Gespräch kommen.

Euer Dirk